CHECKin 活動企劃特刊
第一次辦活動，
先做好這 9 件事
不用懂很難的報到系統。照著順序做，就能少一點慌亂。
適合講座、聚會、課程、展覽和公司活動
先找到你的位置
你現在做到哪裡？
選一個最像你現在的情況。我們先告訴你下一步。
你可以先做
先寫下活動目的、誰會來，還有最多能花多少錢。
把大事情，拆成小事情。
下面每一段都能單獨完成。做完一段，再看下一段。
活動目的
先用一句話說清楚。你為什麼要辦這場活動？
例如：讓新同事認識彼此。或是教大家學會一件事。
先寫：活動結束後，希望大家帶走什麼？
預算
先寫一個不能超過的數字。每花一筆，就立刻記下來。
一定要付場地、人力、設備
可能要付餐點、印刷、禮物
先留著臨時需要的錢
場地
不要只看照片。自己走一次，才知道好不好用。
- 大家找得到入口嗎？
- 人坐得下嗎？
- 廁所近嗎？
- 輪椅進得去嗎？
- 插座夠嗎？
- 手機有訊號嗎？
- 下雨會淋濕嗎？
- 太吵會聽不到嗎？
報名資料
只問真的需要的事。問題越少，大家越快填完。
常用資料有名字、電話、信箱和吃不吃肉。
個人資料要小心收。不需要身分證號，就不要問。活動結束後，也不要一直留著。
工作分工
不要只說「大家一起幫忙」。每件事都要有一個名字。
- 門口：找名字、回答問題、帶路。
- 場內：顧時間、拿麥克風、看座位。
- 後面：顧設備、收款、處理臨時狀況。
設備和網路
不要只問「可以用嗎？」要拿自己的手機真的試一次。
試麥克風、投影、插座、網路、報名和報到。
記得：充電線、延長線和行動電源都要帶。
報到和排隊
想像很多人同時到門口。哪裡會塞住？
把入口、排隊、報到和進場分開。字要大，也要看得懂。
先試：請一個不知道流程的人走一次。
備用方法
先想 3 個最可能出錯的地方。每一個都準備另一個做法。
- 網路不穩：切換手機行動網路或網路分享。
- 東西壞了：準備可替換的工具。
- 下雨了：告訴大家新的入口。
活動後
活動結束後，可以下載包含報到時間點的資料。
先備存，再用來分析活動成效。查看大家何時到場，也能看報到是否順暢。
最後：謝謝參加的人，也謝謝一起工作的夥伴。
活動需要更多功能時，再選適合的工具。
小活動先把報到做好。活動變大時，再依現場需要加入查詢、指引、收費或互動功能。
報到更快速
- QR Code 報到掃描參加者的 QR Code，快速完成報到。
- 票卡查詢需要時，快速查找參加者的票卡資料。
- 即時數據儀表板現場查看已報到人數與最新進度。
現場更清楚
- 現場地圖指引把入口、報到處和活動位置說清楚。
- 物資發放協助記錄哪些物資已交給參加者。
互動與收入
- 贊助廣告版位為活動贊助內容安排清楚的曝光位置。
- 現場收費讓需要現場付款的活動有清楚流程。
- 數位集點卡用集點方式增加參加者的現場互動。
各方案提供的功能不同，請依活動規模選擇。
好活動不是沒有問題。是出現問題時，大家知道怎麼做。
活動前檢查
勾完這 12 件事，再出發。
你的勾選會留在這台裝置。下次回來，不用重新開始。
準備進度
0 / 12
先勾一件你已經做好的事。
第一次辦活動，常見問題。
先看最常遇到的 3 個問題。答案短一點，也比較容易照著做。
第一次辦活動，要先準備什麼？
先確認活動目的、參加者、預算和場地。接著安排報名、工作分工、設備、報到流程和備用方法。
活動名單要怎麼匯入 CHECKin？
系統會提供 Excel 名單範本下載。主辦方填好名單後，再將 Excel 檔匯入 CHECKin。
活動當天怎麼用手機報到？
工作人員用有網路的手機開啟 CHECKin，就能查看雲端同步名單並完成報到。活動前先確認手機訊號、登入狀態和電量。