活動報到要準備哪些設備？一張清單帶著去現場

活動報到，最少要準備哪些設備？

只有三樣是真的不能少：一台查名單的機器、一個掃條碼的工具、一條穩定的網路。這三樣缺一個，報到就會卡住。其他設備少帶，最多是麻煩，不會停擺。

先把名詞說成人話。「查名單的機器」通常是平板或手機。工作人員在上面輸入姓名或手機號碼，就能知道這個人有沒有報名。

「掃條碼的工具」是用來讀 QR Code 的。QR Code 就是報名成功後寄給參加者的那個方塊圖案。掃一下大約 2 秒，畫面就會跳出這個人的資料。

掃描有兩種做法。一種是用平板的相機掃，不用另外買東西。另一種是用專用的條碼掃描器，比較快也比較穩。人多的時候，差很多。

網路最容易被低估。報到系統要連網才查得到名單。場地的免費 Wi-Fi 常常在人一多時變慢。建議自備行動網路分享器，不要賭現場訊號。

哪些設備不是必要，但帶了會順很多？

四樣最有感：名牌印表機、行動電源、延長線、桌上型立牌。它們不影響報到能不能做，但會直接影響現場的順暢度和參加者的感受。

名牌印表機是報到當下才印名牌的機器。好處是不用事先印一整箱，也不用在幾百張名牌裡翻人。臨時報名的人也能立刻拿到。

行動電源和充電線是當天的救命品。平板連續掃四小時，電量會掉得比你想的快。每條報到線至少配一顆。

延長線常常被忘記。現場插座不會剛好在你的桌子旁邊。建議帶 5 公尺以上，再用膠帶把線貼平，避免有人絆倒。

桌上型立牌最便宜，效果卻很好。上面寫「A－L 姓氏由此報到」「現場報名請至此」。人潮會自己分流，工作人員少講一百次話。要開幾條報到線，可以看活動報到檯要開幾個。

設備清單長什麼樣？一條報到線要配什麼？

一條報到線的標準配置是：平板 1 台、掃描器 1 支、行動電源 1 顆、立牌 1 個、工作人員 1 到 2 位。報到線就是一個櫃檯位置。經驗值是每 200 位參加者開 1 條線。

下面這張表可以直接印出來帶去現場。左邊打勾，就不會漏。

「必備」請當作不可妥協。「建議」是人數超過 200 人就該有。「看情況」則看活動有沒有那個環節。

備品要多帶幾成？

耗材類多帶 10% 到 15%，設備類每 5 條線多帶 1 套。名牌套、掛繩、餐券會被弄丟或弄壞，多帶一點花不了多少錢。

設備的備援邏輯不一樣。它不是為了「用完」，是為了「壞掉」。一台備用平板放在櫃檯後面，可以在 30 秒內把當掉的那條線接回來。

前一天要測什麼？五個動作就夠

前一天只要測五件事：連線、掃碼、印名牌、電力、備援。全部在報到檯的實際位置做一次，不要在辦公室測。整套跑完大約 30 到 45 分鐘。

1. 測網路。站在報到檯的位置開系統。確認名單真的載得出來，不是只有畫面亮起來。
2. 測掃碼。拿一組測試用的 QR Code，每一台機器都掃一次。手機螢幕調到最暗再掃一次，確認還讀得到。
3. 測名牌印表機。實際印一張出來看。確認字沒有被切掉、名牌套放得進去。
4. 測電力。所有設備同時插上延長線，確認不會跳電。把線用膠帶固定好。
5. 測備援。把網路關掉，演練一次紙本報到怎麼做。讓現場人員知道斷線時要做什麼。

第五項最常被跳過，卻最值得花那五分鐘。演練過一次，真的斷線時大家不會慌。想把整個活動的準備節奏一起排一遍，可以看活動企劃指南。

常見問題