活動報到最常出的 5 個錯，第一次辦活動先看這篇

活動前最容易出錯的三件事，是什麼？

是名單、機器、網路。名單欄位沒對過，會匯不進系統。只有一台機器，壞了就全停。沒測過網路，掃碼會一直轉圈。

下面這張表先給你總覽，看完再看每一項的細節。

錯誤 1：名單匯入前，沒有先對過欄位格式

「欄位」就是名單表格上的每一個直行，例如姓名、手機、公司。「匯入」就是把 Excel 名單丟進報到系統。欄位對不上，系統就讀不懂。

會發生什麼事：你在前一晚才匯名單，系統跳錯誤訊息。手機號碼開頭的 0 不見了，公司名稱跑到職稱欄。你只能一格一格改到半夜。

怎麼避免：活動前一週先匯一次測試名單。抓 10 筆真實資料就好，看看姓名、手機、公司、票種有沒有跑位。

三個地方最容易出包。手機號碼要設成文字格式，開頭的 0 才不會消失。姓名中間不要有多餘空白。同一個 Email 重複報名，要先決定留哪一筆。

更根本的解法，是報名表一開始就設計好。哪些欄位該問，可以看活動報名表單要問哪些欄位這篇。表單問得乾淨，名單就不用大改。

錯誤 2：只準備一台機器，沒有備援

「備援機」就是備用的第二台機器。平常放在櫃檯後面，主機一出事就推上去接手。

會發生什麼事：唯一那台平板沒電或當機。隊伍瞬間停住。你花 10 分鐘重開機，門口已經排了 60 個人。

怎麼避免：經驗值是每 3 台報到機多備 1 台。就算只開一條報到線，也至少要有一台備援。

備援不是只有機器。行動電源、備用充電線、備用掃描器都算。加起來很便宜，卻能救掉一整天。

還有一個零成本的備援：把完整名單印成紙本放在櫃檯下。系統全掛時，至少還能用筆勾名字。

錯誤 3：沒有測過現場的網路

會發生什麼事：報到系統要連網才能查名單。飯店和會議中心的免費 Wi-Fi 常常擠了很多人。掃一次要等 5 到 10 秒，比翻紙本還慢。

怎麼避免：前一天到現場，站在報到桌的位置實際掃一次。不要在辦公室測，一定要在那個位置測。

然後準備一組行動網路分享器。分享器就是把手機門號訊號變成 Wi-Fi 的小盒子。它是很小的一筆錢，卻是最值得的保險。

活動當天現場，最容易出錯的兩件事是什麼？

是沒人處理特殊狀況，和報到桌擺錯位置。這兩個錯不會讓系統當掉，但會讓隊伍越排越長。它們跟人和動線有關。

錯誤 4：沒有安排專門處理特殊狀況的人

會發生什麼事：一位參加者說他有報名，名單上卻找不到。掃碼的同事開始翻手機、打電話、問主管。後面 40 個人就站著等。

特殊狀況比你想的多。忘記帶票、公司代報名、名字打錯、臨時加人、改場次、補開發票。每件都要花 2 到 5 分鐘。

怎麼避免：指派一位狀況處理員。他不站櫃檯掃碼，只做一件事：把有問題的人帶離隊伍，到旁邊小桌子處理。

經驗值是 300 人以上的活動至少配 1 位，1000 人以上配 2 位。這是投報率最高的人力配置。

錯誤 5：報到桌的位置擋住入口動線

「報到動線」就是參加者從進門到入座要走的那條路。這條路不能有卡住的點。

會發生什麼事：報到桌正對大門，排隊的人堵在門口。剛到的人擠不進來，報到完的人也走不出去。門外開始排到馬路上。

怎麼避免：報到桌要往裡面退。經驗值是離大門至少 3 到 5 公尺，留出排隊空間。桌子側著擺，不要正對門口。

再記住三個原則。進場和出場分兩個方向。隊伍往牆邊拉，不要橫在走道中間。門口放立牌，寫清楚哪一排是哪一種票種。

活動前一週，我該檢查哪些事？

把上面五個錯變成七個動作就好。一週前開始做，每天做一兩項不會太趕。做完就避開了八成的現場混亂。

1. 匯一次測試名單。用 10 筆真實資料試匯入，確認欄位沒跑位、手機號碼的 0 還在。
2. 確認設備數量。報到線幾條、主機幾台、備援幾台，寫成一張表和廠商核對。
3. 訂一組行動網路。不管場地說 Wi-Fi 多好，都自己準備一組。
4. 畫報到區平面圖。標出大門、報到桌、排隊方向、狀況處理桌的位置。
5. 排出當天人力表。誰掃碼、誰引導、誰處理狀況，寫名字，不要只寫職務。
6. 印一份紙本名單。放在櫃檯下面，當作最後一道保險。
7. 前一天到現場實測。站在報到桌位置用真實票卡掃一次，再走一遍動線。

常見問題