用 Google 表單辦報到可以嗎？可以，但有三個地方會卡

用 Google 表單辦報到，到底可不可以？

可以，但要分成兩件事看。收報名，Google 表單做得很好。活動當天現場報到，它就會開始吃力。原因不是它不好，是它本來就不是為了現場設計的。

先把名詞講白。「報名」是活動前，參加者填資料給你。「報到」是活動當天，你要在幾秒內確認：這個人有沒有報名、可不可以進場。

Google 表單負責前面那一段。後面那一段，你通常會打開它產生的試算表。然後一個一個用眼睛找名字。人少的時候還好。人一多，隊伍就會排起來。

所以答案是：小型活動可以，正式活動要先想清楚。下面我們把會卡住的地方一個一個攤開。

現場報到用 Google 表單，會卡在哪三件事？

會卡在三件事：查人慢、多台裝置對不起來、看不到即時人數。這三件都不是設定問題，是工具性質造成的。以下逐一說明會發生什麼狀況。

第一，查一個人有沒有報名，速度不夠快

Google 表單本身沒有查詢功能。你要開試算表，用搜尋去找名字。同名同姓、名字打錯、用綽號報名，都會讓你多花幾十秒。

用掃描條碼報到，一個人大約 2 秒。用眼睛在試算表找名字，抓 20 到 30 秒是很常見的事。差 10 倍，人一多就會塞。

第二，兩台以上裝置同時操作，資料會對不起來

試算表可以多人一起編輯，但現場很容易出錯。A 櫃檯剛把王小明標成「已到」，B 櫃檯的畫面還沒更新。同一個人被打勾兩次，或是被誤刪一整列。

網路一慢，衝突就更明顯。活動現場的 Wi-Fi 常常不穩，這種狀況並不少見。

第三，沒有即時到場人數

主辦方最常在活動中被問的一句話是：「現在到了多少人？」用試算表，你要自己數已勾選的欄位。數完，數字又變了。

便當要不要加訂、開場要不要延後、座位要不要補，都靠這個數字。它抓不準，後面每個決定都會跟著歪。

什麼規模用 Google 表單還夠用？什麼時候該換？

經驗法則是：50 人以下、流程單純、報到時間可以拉長，用 Google 表單就夠。超過這個範圍，或是有進場尖峰，就該考慮換工具。下面這張表可以直接對照。

另一個判斷點是報到檯要開幾個。經驗值是每 200 位參加者開 1 條報到線。如果算出來要開 2 條以上，多台裝置一定會同時操作。這時試算表就不適合了。這部分可以參考活動報到檯要開幾個的算法。

要換系統的話，原本的名單怎麼搬？

名單搬家不難，重點是先整理再匯入。順序做對，通常 1 到 2 小時就能完成。以下是實際操作的五個步驟。

1. 先把回覆匯出成試算表檔。Google 表單的回覆可以直接產生 Google 試算表，再另存成 Excel 或 CSV 檔。CSV 就是一種最單純的表格檔，大部分系統都讀得懂。
2. 把欄位名稱改乾淨。第一列只留簡短名稱，例如姓名、手機、Email、公司、場次。問句式的長標題先改掉，匯入時比較不會對錯欄。
3. 清掉重複與測試資料。用 Email 或手機號碼當比對條件，找出重複報名的人。自己測試時填的假資料，也要一起刪掉。
4. 補上缺的必要欄位。至少要有姓名和一組聯絡方式。缺 Email 的人，之後收不到電子票卡，要另外用簡訊處理。
5. 匯入後抽驗 10 筆。隨機挑 10 個人，對照原始表單看資料有沒有跑掉。特別檢查中文姓名、電話開頭的 0 有沒有不見。

常見問題