QR Code 報到看起來很神奇，原理其實很單純。那個黑白方格裡面，只存了一組編號。掃描器把編號送回系統，系統再去名單裡比對。對得上就是有報名，對不上就查無此人。這篇用白話講清楚掃描當下發生什麼事，也告訴你螢幕太暗、忘記帶信件的時候，現場要怎麼處理。
QR Code 裡面到底存了什麼？
裡面只存一組編號，不存你的個人資料。你的姓名、電話、公司名稱，全部留在系統的名單裡。QR Code 只是那組編號的圖片版本。
先把名詞講成人話。QR Code 就是那種黑白方格的圖案，手機相機一照就會有反應。它的功能跟超商商品上的條碼一樣，都是「把一串文字畫成圖」。
所以撿到別人的報到信，也看不到對方的個資。圖片本身不含姓名，只有一串沒有意義的代號。真正的資料鎖在後台。「後台」就是主辦單位登入後才看得到的管理畫面。
這也是為什麼報到信不要隨便轉傳給別人。編號等於鑰匙。誰先拿去掃，誰就先被記成已報到。
報名時填錯 Email，是新手最常踩的坑。信寄不出去，參加者就收不到 QR Code。開放報名前，記得在表單上加一句提醒。表單要問哪些欄位，可以參考活動報名表單要問哪些欄位這篇的整理。
掃描的那兩秒，系統做了什麼？
系統做了三件事：讀編號、比對名單、記下時間。整個過程大約 2 秒。畫面通常會跳出綠色打勾，或是直接顯示參加者姓名。
第一步是讀。掃描器或平板的鏡頭認出圖案，把它變回那串編號。
第二步是比對。編號被送回系統，系統去名單裡找有沒有這個人。找到了，就顯示他的姓名和場次。
第三步是記錄。系統把「幾點幾分報到」寫進資料。同一組編號再掃第二次，畫面會提醒你「已報到過」。這能擋掉一票兩人進場的狀況。
如果比對不到，畫面會顯示查無資料。這通常代表兩件事：這個人沒有報名，或者他掃的是別場活動的信。
為什麼掃碼會比人工翻名冊快？
因為人工要找，機器只要對。翻紙本名冊，工作人員得在幾百個名字裡用眼睛掃。掃碼是機器直接跳到那一筆，時間差非常明顯。
兩種做法的差別，可以這樣看：
| 比較項目 | 紙本名冊人工核對 | QR Code 掃描報到 |
|---|---|---|
| 找一個人要多久 | 看名冊長度，常要 20 秒以上 | 約 2 秒 |
| 同名同姓怎麼辦 | 要再問公司或電話，容易卡住 | 編號唯一，不會認錯 |
| 現在報到幾人 | 要等結束後人工加總 | 後台隨時看得到數字 |
| 臨時加人 | 手寫在名冊空白處 | 現場建檔，馬上進名單 |
| 結束後要名單 | 要重新打字建檔 | 直接匯出 Excel 檔 |
差距在尖峰時間會被放大。開場前 30 分鐘，常常會湧進一半以上的人。一個人多花 20 秒，100 個人就是 33 分鐘。隊伍就是這樣排到門外的。
報到線要開幾條，也會影響速度。經驗值是每 200 位參加者開 1 條線。詳細算法可以看活動報到檯簽要開幾個。
掃不出來的時候，現場怎麼辦？
先別急著重掃。掃不出來多半是三個原因：螢幕太暗、螢幕有反光、或是參加者根本沒帶信。這三種都有現成解法，30 秒內可以處理完。
下面照現場最常發生的順序排：
- 螢幕太暗：請參加者把亮度調到最大。省電模式會自動降低亮度，這是第一名的原因。
- 螢幕反光或有膜：防窺膜會讓鏡頭讀不到。請他稍微轉個角度，避開頭頂的燈。
- 手機截圖可不可以用：可以。截圖一樣掃得到，因為圖案沒變。但截圖時要截完整，邊角被切掉就讀不出來。
- 畫面自動變暗：有些手機會在幾秒後熄屏。請他先點一下螢幕再遞過來。
- 忘記帶信、找不到信：直接走備援查詢，不要讓他回頭翻信箱。
備援查詢就是不靠 QR Code，用其他方式找到這個人。最常用的是姓名，或是手機末三碼。輸入末三碼比輸入全名快，也比較不會打錯字。
建議現場固定留一台備援機。它不排隊、不掃碼，專門處理這些狀況。有這台機器，卡住的人就不會擋住整條隊伍。
備援查詢要先想好比對規則。只用姓名查，遇到同名同姓會停住。建議設定成「姓名＋手機末三碼」一起查。這樣既找得到人，也不用在現場大聲念出完整電話。
常見問題
QR Code 報到需要現場有網路嗎？
多數系統需要。掃描後要連回系統比對名單，沒網路就查不到資料。場地的免費 Wi-Fi 常不穩，建議自己多帶一組行動網路當備援，這筆錢很小卻很關鍵。
參加者把 QR Code 轉傳給朋友，會被發現嗎？
會。同一組編號掃第二次，系統會顯示已報到過。工作人員這時可以請對方出示證件確認身分。想更嚴格，可以在報名時就註明票券不可轉讓。
沒有智慧型手機的人可以報到嗎？
可以。請他直接到備援查詢的櫃檯，用姓名加手機末三碼找人即可。也可以在報名時提供列印版本，讓他帶紙本 QR Code 來現場掃。
掃描器和用平板掃，哪個比較好？
看人數。300 人以下用平板就夠，還能同時看到參加者姓名。人多、要求速度快，用專用掃描器較穩，因為它對暗螢幕的容忍度比較高。
活動當天臨時來的人，怎麼給他 QR Code？
現場建檔即可。工作人員在後台新增一筆資料，系統會馬上產生新的編號。他就算正式進到名單裡，結束後匯出報表也會有他。
掃碼快不快，關鍵在動線和備援有沒有想好。想先看看報到當天會用到哪些功能，可以從這裡開始了解。
