有分場的活動，報到要分成兩層。大門一層，各分場門口再一層。同一張票卡可以重複掃，掃幾次就記幾次。這樣你才知道誰進了哪一場。這篇講機器怎麼擺、額滿場次怎麼擋人、貴賓怎麼快速進場。
大門報到和分場報到，是同一件事嗎？
不是。大門報到是確認「這個人有沒有來」。分場報到是確認「他進了哪一間教室」。兩件事要分開記錄，資料才有用。
先把名詞講清楚。「分場」也有人叫分軌。就是同一個時段開好幾場不同內容。參加者只能選一場進去聽。
「票卡」是參加者的身分證明。可以是紙本票，也可以是電子票卡。電子票卡就是報名成功後寄給他的一張 QR Code 圖。存在手機裡就好。
| 比較項目 | 大門報到 | 分場報到 |
|---|---|---|
| 要回答什麼 | 這個人今天有沒有來 | 這個人進了哪一場 |
| 什麼時候做 | 整天只在進場時一次 | 每一場開始前都要再掃 |
| 擺在哪裡 | 大門或一樓大廳 | 各分場教室門口 |
| 一個人掃幾次 | 1 次 | 參加幾場就掃幾次 |
| 資料用來做什麼 | 算總出席率、算餐點數 | 算每場人數、看哪個主題受歡迎 |
| 沒做會怎樣 | 不知道誰缺席 | 講者成效無從評估 |
重要觀念：同一張票卡可以掃很多次，不會失效。系統記的是「這張票卡幾點出現在哪個關卡」。所以參加者一整天帶同一張就好，不用每場換一張。
為什麼一定要分開記錄，誰進了哪一場？
因為活動結束後，你要回答三個問題：哪一場最受歡迎、哪位講者值得再邀、誰該收到哪份資料。只有總人數，三題都答不出來。
舉個例子。研討會報名 300 人，大門掃到 240 人。A 場報名 120 人，實際只進去 70 人。
這 50 人的落差就是線索。可能是指標不清楚。可能是上一場拖到時間。也可能是主題不夠吸引人。
另一個用途是後續聯絡。聽財務主題的人，和聽技術主題的人，關心的事不一樣。分場名單能讓你寄出不同內容的信。
如果你還在排整體流程，可以先看活動企劃指南。把場次表定下來，再設計報到方式。
分場門口要不要各放一台機器？
建議要。每個分場門口至少放一台掃描裝置。可以是平板，也可以是手持掃描器。門口沒有裝置，這一場就等於沒有名單。
擺放順序可以照下面五步走。
- 先數場地有幾個門。拿平面圖把每個分場入口圈起來。有些會議室有兩個門，兩個都要顧。
- 每個入口配一台。掃一次大約 2 秒。80 人的場次，抓 5 到 8 分鐘可以進場完畢。
- 大場次加開第二台。經驗值是超過 150 人就加一台。人擠在門口的代價，比多租一台高很多。
- 準備 1 台備援機。備援機就是放在服務台的備用機器。哪一場當機就補過去。
- 前一天實測。用真實票卡掃一次。確認網路收得到、工作人員知道紅燈要做什麼。
大門那一層要開幾個櫃檯，可以看活動報到檯要開幾個的算法。分場比較單純，一個門一台就是基本盤。
額滿的場次和貴賓，要怎麼安排才不會卡住？
兩件事都靠事前設定解決。額滿的場次先在後台設好人數上限，掃滿就跳警告。貴賓另外給一張票卡，走專屬通道。
「後台」就是你在電腦上管理名單的那個網頁。開場次、設人數、看即時數字都在那裡做。
人數有上限的場次，怎麼擋人？
分兩層擋。第一層在報名時擋，某一場滿了就不讓人再選。這一步能解決八成問題。
第二層在現場擋。設定上限 100 人，掃到第 101 位時畫面跳紅燈。工作人員看到就請對方改去別場。
但紅燈不等於一定不能進。建議先跟現場主管講好：超額 5 人以內可放行，超過要請示。
也記得留幾個候補位。有人報名沒來，位子就空著，手上有候補名單就能補人。
講者和貴賓，怎麼走快速通道？
把他們設成不同票種。票種就是名單上的分類標籤，例如一般參加者、講者、貴賓。標籤不同，處理方式就不同。
快速通道就是不排一般隊伍。做法有三種，可以擇一或混用。
- 另開小櫃檯。放在大門旁邊，只服務講者和貴賓，桌上先擺好名牌。
- 專人接待。指派同事在門口等。看到人就帶進休息室，報到動作由他在手機上完成。
- 免掃碼放行。由接待人員在後台手動點選報到，不會讓長官在門口等機器。
講者還有一個細節常被忘記。他要進自己那一場，也可能想聽別人那一場。設定票種時，記得把兩種權限都開好。
現場一定要有一位「處理狀況的人」。他不掃碼，專門處理紅燈、換場、臨時加人。有這個角色，隊伍就不會因為一個人卡住而停下來。
常見問題
同一張 QR Code 可以掃很多次嗎？會不會失效？
可以，不會失效。系統記的是這張票卡幾點出現在哪個關卡。參加者一整天帶同一張就好。若希望某一場只能進一次，可在後台單獨設定。
小型活動只有兩個分場，也要做分場報到嗎？
建議做，但可以很簡單。兩個分場就是兩台平板，門口各一台。成本很低，卻能拿到每一場的實際人數，寫結案報告會輕鬆很多。
參加者跑錯場次，掃出紅燈怎麼辦？
先看那一場還有沒有空位。有空位就現場改場次，在後台點兩下就好。沒空位就請他回原本報名的場次。事前和主管講好放行的彈性範圍。
沒有網路的場地，分場報到還能做嗎？
可以，但要先確認裝置支援離線模式。離線模式就是名單先存在機器裡，掃碼結果之後再上傳。缺點是各台機器的即時人數不會互通。
把場次表、每場人數上限、貴賓名單先寫成一張紙。有了它，分場報到的設定就只剩照著填。需要有人幫你對一次流程，我們可以一起看。
