報名表上的姓名、電話，都算個人資料。收了就要負責保管。這篇說清楚三件事：該收哪些欄位、要先告訴參加者什麼、活動後名單能留多久。也會提醒名單怎麼傳、誰能看、承辦人離職怎麼交接。本文不是法律意見，正式做法請諮詢法務。
活動報名表，應該收哪些欄位？收越多越好嗎？
不是收越多越好。只收活動當天真的會用到的欄位。用不到的資料，收了就變成你要保管的責任。少收一格，就少一分風險。
先把名詞講白話。「個人資料」簡稱個資。只要看了能認出這是誰，就算個資。姓名、手機、Email、公司職稱，通通都是。
判斷方法只有一句話：這個欄位，誰會打開來看？講不出來，就刪掉。挑欄位的細節，可以看活動報名表單要問哪些欄位。
| 常見欄位 | 什麼情況才需要 | 建議 |
|---|---|---|
| 姓名 | 報到要核對身分，幾乎都需要 | 必收 |
| 手機 | 當天要找人、要發簡訊通知 | 建議收 |
| 要寄報名確認信或入場憑證 | 建議收 | |
| 公司與職稱 | 要印名牌、要分組帶位 | 看情況 |
| 飲食習慣 | 活動有供餐才需要 | 看情況 |
| 車牌號碼 | 活動有提供停車才需要 | 看情況 |
| 生日 | 幾乎用不到，除非有年齡限制 | 盡量不收 |
| 身分證字號 | 一般活動報到用不到 | 盡量不收 |
身分證字號要特別小心。一旦外流，影響比電話號碼大很多。沒有明確理由，就不要放進報名表。
報名的時候，要先告訴參加者什麼？
三件事講清楚就好：資料要拿來做什麼、會留到什麼時候、想刪掉要找誰。寫在報名表最下面，一小段白話文字就夠。不用寫成密密麻麻的法律文件。
這段常被叫做「個資告知事項」。名字很硬，其實就是一段說明。目的是讓填表的人知道資料會怎麼被用。
- 寫清楚是誰在收。主辦單位的全名寫出來。如果有委託廠商處理報到，也一併說明。
- 寫清楚要做什麼。例如「報名確認、現場報到、活動通知、餐點安排」。不要寫「其他相關用途」這種模糊的話。
- 寫清楚留多久。給一個看得懂的期限，例如「活動結束後 90 天內刪除」。有明確日期，之後才有標準可照做。
- 寫清楚怎麼找你。留一個聯絡信箱。參加者想改資料或想刪資料，才知道要寄給誰。
活動結束後，報名名單可以留多久？
沒有一個通用的天數。原則很簡單：當初說留多久，就留多久。報名表寫「活動後 90 天刪除」，時間到就要真的刪。沒寫，就看這份名單還有沒有用。
一般公司的結案節奏大致是這樣：活動後一週內寄感謝信與問卷，兩到四週內做完核銷與成效報告。核銷要用的留到結案，其餘就可以清掉。
比較好的做法是把名單拆成兩份。一份是「完整名單」，含姓名與聯絡方式，時間到就刪。另一份是「統計數字」，例如報到人數、報到率。統計數字認不出是誰，可以長期留著參考。
刪除要刪乾淨。桌機裡的 Excel、雲端硬碟、寄出去的信件附件、印出來的紙本簽到表，都要一起處理。紙本記得碎掉，不要直接丟回收。
建議在結案報告裡加一行：「名單刪除日期：____」。寫下來，才不會半年後在某個資料夾裡，突然翻到三年前的完整名單。
名單誰可以看？要怎麼傳才安全？
只有工作上真的要用的人可以看。傳的時候不要用私人信箱，也不要在 LINE 群組丟整份檔案。用公司帳號、設好權限的雲端資料夾最單純。
問題不是抽象的「不安全」，是三件很具體的事。
- 檔案會留在別人的手機裡，你收不回來。
- 群組隨時會加新成員，新來的人也看得到舊檔案。
- 人離職之後，那份檔案還在對方的私人帳號裡。
更好的做法是「給連結，不給檔案」。把名單放在雲端資料夾，開權限給需要的人。活動結束後把權限關掉，檔案就不會繼續散出去。
現場工作人員也一樣。志工只需要看到「這個人有沒有報名」，不需要看到全部欄位。想了解系統能不能做到這件事，可以參考CHECKin 的功能介紹。
承辦人離職，名單要怎麼交接？
重點是「清點」與「收回」，不是把檔案寄給下一個人就結束。做三個動作就好。
第一，列出名單目前存在哪些地方，公司電腦、雲端、隨身碟、紙本全部寫下來。第二，把要留的移到公司共用資料夾，由主管指定新負責人。第三，刪掉離職者個人裝置與私人帳號裡的副本，信件附件也一併處理。
最後把這三個動作寫進交接清單，請雙方簽名。這不是為了防人，是為了以後有人問起時，有紀錄可以查。
提醒：這篇是實務上的整理，不是法律意見。不同產業、不同性質的活動，做法可能不一樣。要訂正式的個資處理規範或報名表告知條款，請諮詢公司法務或專業律師。
常見問題
活動報名收到的個資，一定要設保存期限嗎？
建議一定要設。有期限，之後才知道什麼時候該刪。做法是在報名表寫明期限，例如活動結束後 90 天內刪除，時間到就照做。沒有期限，名單很容易被無限期留著。
報名名單可以拿來寄下一場活動的通知嗎？
要看當初有沒有告知這個用途，也要看參加者有沒有同意。最保險的做法，是在報名表放一個獨立勾選框，問對方要不要收到後續活動資訊。沒勾的人就不要寄。
紙本簽到表算個資嗎？要怎麼處理？
算。紙本上有姓名和簽名，一樣是個人資料。活動當天要有人負責保管，不要放在櫃檯沒人看。結案後如果不需要留存，請用碎紙機處理，不要直接丟回收。
委託廠商處理報到，名單交給對方會有問題嗎？
可以委託，但要把條件寫在合約裡。至少講清楚三件事：廠商可以用來做什麼、活動後多久刪除、能不能再轉給其他人。細節建議請法務協助確認。
把欄位、告知文字、保存期限這三件事先寫下來，報名表就完成一半了。想確認流程有沒有漏掉什麼，可以從功能說明開始對一遍。
