報名確認信要有五個元素：活動時間地點、報到方式、QR Code 或電子票卡、聯絡窗口、取消方式。少一項，客服信箱就會多一堆問題。而信寄不到，多半是進了垃圾信匣。這篇告訴你怎麼寫這封信、為什麼會被判成垃圾信、報名頁上該先提醒什麼。也告訴你真的寄不到時，現場怎麼救。
報名確認信一定要有哪五個元素？
五個：活動時間地點、報到方式、QR Code 或電子票卡、聯絡窗口、取消方式。這五項就是報名者從收到信到走進會場，會用到的全部資訊。少任何一項，他們就得寫信問你。
先把名詞講白。「電子票卡」就是入場憑證，通常是一個 QR Code，存在手機裡。現場人員掃一下，就知道你是誰、有沒有報名。
下面這張表把五個元素該寫什麼、寫到多細，一次列清楚。
| 元素 | 要寫到什麼程度 | 常被漏掉的地方 |
|---|---|---|
| 活動時間地點 | 年月日、星期、開始與結束時間、完整地址 | 忘記寫幾點開放入場 |
| 報到方式 | 到哪一櫃檯、要出示什麼、需不需要帶證件 | 沒寫報到櫃檯在幾樓 |
| QR Code／電子票卡 | 直接放在信件上半部，或給一個連結 | 放在最下面，手機要滑很久 |
| 聯絡窗口 | 一組信箱加一組電話，寫上可聯絡時段 | 只留信箱，活動當天沒人看 |
| 取消方式 | 怎麼取消、截止到哪一天、要不要退費 | 完全沒寫，變成客服信一直來 |
寫完後做一個測試：把信寄給自己，只用手機看一次。如果三秒內找不到 QR Code 和地址，就要重排版面。
確認信的內容，其實在報名表單就決定了。沒收到 Email，信就寄不出去。沒收到手機號碼，寄不到時也救不回來。表單欄位怎麼設計，可以看活動報名表單要問哪些欄位。
確認信為什麼會被丟進垃圾信匣？
最常見的三個原因：寄件網域沒設定好、附件太大、信裡連結太多。這三件都不是收信者的問題，是寄件端可以先處理掉的。以下逐一說明。
寄件網域沒設定，或用免費信箱寄
「網域」就是信箱小老鼠後面那一段，例如 check-in.com.tw。如果你用免費信箱大量寄信，很容易被判定成廣告。
改用公司自己的網域寄，被擋的機率會低很多。再請資訊人員做好寄件驗證設定，會更穩。這件事只要設定一次，之後都受用。
附件太大，或塞了整份簡章
確認信不要夾大檔案。整份活動手冊、大張地圖、高解析海報，都會拉高被擋的機率。手機下載也會很慢。
正確做法是放連結。想看詳細議程的人，自己點進去看就好。
信裡連結太多、或用了縮網址
一封信塞十幾個連結，看起來就像廣告。建議控制在五個以內，並且用完整網址，不要用縮網址服務。
另外，主旨不要用全大寫、不要連續驚嘆號、不要寫「免費」「限時」這種促銷字眼。這些都會增加被過濾的機會。
報名頁上，要先提醒對方做什麼？
要提醒兩件事：把寄件信箱加入通訊錄，還有沒收到信要去垃圾信匣找。這兩句話寫在報名成功的頁面上，能省掉後面一半的客服工作。
「加入白名單」聽起來很技術，其實很簡單。就是告訴信箱：這個寄件人我認識，不要丟到垃圾信。做法通常是把寄件信箱存進通訊錄。
建議在三個地方都放這段提醒。第一是報名表單送出前的說明文字。第二是報名成功的頁面。第三是確認信本身的最上方。
文字可以這樣寫：「請將 notice@你的網域 加入通訊錄。若 10 分鐘內沒收到確認信，請到垃圾信匣查看。」一句話，很有效。
報名表單的 Email 欄位建議加一個「再輸入一次」的確認欄。打錯 Email 是寄不到最常見、也最沒辦法補救的原因。多一個欄位，就能擋掉大部分的手誤。
確認信真的寄不到，要怎麼補救？
分成活動前和活動當天兩種做法。活動前用簡訊補寄連結，活動當天用姓名或手機號碼現場查詢。兩個備援都準備好，就不會有人被卡在門口。
- 先確認是不是打錯字。系統通常會列出退信名單。看到 gmail.con、yaho.com 這種明顯錯字，直接打電話問正確信箱。
- 用簡訊補寄。簡訊只放一句話加一個連結，讓對方點進去看自己的電子票卡。簡訊的到達率比 Email 高很多。
- 活動當天開一台查詢裝置。現場一定要有人可以用姓名或手機末三碼查詢報名紀錄。查到就手動放行，不用逼對方翻信箱。
- 準備紙本備援名單。網路斷線時，紙本是最後一道保險。照姓名筆劃排序，找人會快很多。
- 把沒收到信的人記下來。活動後統一更新這些人的聯絡方式。下一場就不會再發生一樣的事。
現場查詢的人力要事先算。如果預期有一成的人找不到票卡，報到檯就要多留一個位置。整體流程怎麼排，可以參考活動企劃指南。
活動前，還需要再寄一次提醒信嗎？
需要。建議在活動前 3 天再寄一次。報名到活動之間常常隔了好幾週，很多人早就把第一封信忘光了。這封提醒信也是最後一次補救的機會。
提醒信不用重寫。把確認信的五個元素濃縮成一頁就好。重點放在時間、地點、報到方式和 QR Code。
另外加兩句話會更好。一句是交通提醒，例如附近停車不好停、建議搭捷運。一句是天氣或攜帶物品提醒。
寄出後看一下開信狀況。沒開信的人，活動前一天用簡訊再提醒一次。這個動作通常能把當天的「找不到票卡」問題減少一大半。
常見問題
報名確認信要多久之內寄出？
報名完成後立刻寄出最好，最晚不要超過 10 分鐘。太慢寄，報名者會以為報名失敗，然後重複報名一次。你就得花時間清掉重複名單。
確認信裡的 QR Code 用圖片好，還是用連結好？
兩個都放最保險。圖片方便直接出示，但有些信箱會擋圖不顯示。連結則不怕被擋，但現場要有網路才打得開。兩者並存，兩種情況都能應付。
報名者說沒收到信，第一句要問什麼？
先請對方報一次報名時填的 Email，逐字念。八成的狀況是打錯字。確認沒錯之後，再請他找垃圾信匣，最後才用簡訊補寄。
一定要用簡訊嗎？用 LINE 通知可以嗎？
可以，但要看對方有沒有加你的官方帳號。沒加就收不到。簡訊只要有手機號碼就能送達，適合當成最後一道備援，兩種一起用最穩。
活動前 3 天的提醒信，會不會被嫌太吵？
不會，前提是內容有用。只要寫時間、地點、報到方式和票卡，多數人反而覺得貼心。避免在提醒信裡塞行銷內容，那才是被封鎖的原因。
把五個元素對照一次自己的確認信，缺什麼就補什麼。想讓票卡自動寄出、寄不到還能簡訊補寄，可以一起看看做法。
