活動當天總會有人沒報名就直接來。收還是不收，其實有標準答案：先看名額、餐點、保險撐不撐得住。這篇給你一張判斷表、現場報名最少要問的欄位、以及怎麼把現場報名和預先報名分開算。最後也講門口最容易塞車的三個點。
沒報名就來的人，到底該不該收？
先看三件事：名額、餐點、保險。這三樣只要有一樣不能臨時增加，就不要開放現場報名。能增加，再談要不要收。這是最快的判斷順序。
「現場報名」是指當天才在門口填資料的人。也有人叫它臨時報名。它跟「沒帶票的人」不一樣。沒帶票的人已經在名單上，只是查不到；現場報名的人根本不在名單裡。
下面這張表可以直接對照。只要有一格落在「不建議」，就先當作不開放。
| 要檢查的條件 | 可以開放現場報名 | 不建議開放 |
|---|---|---|
| 場地名額 | 座位還有空，且有站位空間 | 座位已滿，或有消防人數上限 |
| 餐點便當 | 不供餐，或可當天加訂 | 便當前一天就要報數量 |
| 保險 | 不需保險，或保險用人數區間投保 | 保險要事先送名冊 |
| 贈品或資料袋 | 備品有多，缺了也不影響 | 限量品，發完會有爭議 |
| 身分審核 | 公開活動，誰來都可以 | 限定會員、廠商或憑邀請函 |
| 付費與否 | 免費活動 | 要收費，現場沒有收款方式 |
如果決定不開放，記得事前就寫清楚。報名頁面、通知信、活動當天門口的立牌都要寫。現場才說不收，最容易吵起來。
還有一個折衷做法：開放「候補」。當天先讓對方留資料，但不保證入場。等到活動開始 15 分鐘後，看有多少人沒來，再放候補進場。這樣既不得罪人，也不會超收。
現場報名的表單，最少要問哪些欄位？
門口只問三到四個欄位就好：姓名、手機、公司或單位、餐食需求（有供餐才問）。其他都等活動後再補問。欄位每多一個，隊伍就多停 10 到 15 秒。
為什麼要問手機？因為它是唯一不會重複的資料。同名同姓很常見，手機號碼幾乎不會撞。事後要對名單、要寄資料，都靠這一欄。
怎麼決定哪些欄位該留、哪些該刪，可以參考活動報名表單要問哪些欄位。原則一樣：現場版本一定要比線上版本更短。
最省時間的作法，是在櫃檯放一台平板，讓對方自己填。工作人員代打字很慢，還會打錯名字。自己填，平均 40 秒內可以完成。
平板上請把鍵盤設定好，手機欄位直接跳出數字鍵盤。這種小細節，一天下來省下的時間很可觀。也記得準備一份紙本表單當備援，網路出狀況時還能收。
現場報名為什麼一定要跟預先報名分開統計？
因為兩種人的意義完全不同。預先報名反映的是宣傳效果，現場報名反映的是路過與口碑。混在一起算，明年就抓不準要投多少廣告、要準備多少便當。
怎麼分開？最簡單的方法是加一個標記欄位，例如「報名來源」。現場填的一律標成「現場」。多數報名系統都可以在後台加這個欄位。後台就是主辦方管理名單的那個畫面。
分開之後，活動結束你可以算出三個很有用的數字：
- 預先報名到場率：報名 500 人、來 350 人，就是七成。這個數字明年直接拿來估。
- 現場報名佔比：現場來 40 人，佔總入場 380 人的一成左右。備品就照這個比例多備。
- 爽約人數：報名沒來的人數，決定要不要開放候補。
這三個數字加起來，就是你明年抓人數的依據。不用問別人，自己的活動最準。
現場報名的名牌怎麼補？門口哪裡最容易塞車？
名牌最實用的作法是「空白名牌＋現場寫」或「現場列印」。準備一疊沒印名字的名牌，加上一支粗筆，五秒就能補一張。人多的活動再考慮租名牌印表機。
名牌上不用寫太多。姓名放最大，公司放第二行，其他都可以省。三公尺外看得到姓名，就是好名牌。
塞車點通常只有三個，而且都不是「填表慢」造成的：
- 現場報名跟一般報到擠同一條線：一個人填三分鐘，後面二十個掃碼的人全部卡住。務必把現場報名拉到旁邊獨立一桌。
- 只有一台平板：兩個人同時要填就得排隊。現場報名桌至少放兩台。
- 名牌要現場找：預先印好的名牌若按姓氏排，找一張約 20 到 30 秒。人一多就爆了。
門口要開幾條線、現場報名桌放哪裡比較順，可以看活動報到檯要開幾個。原則是：現場報名桌要看得到，但不要擋在主要動線上。
現場報名桌記得放這四樣：兩台平板、一支粗筆、一疊空白名牌、一份紙本表單。再貼一張小立牌寫「現場報名請到這裡」。光是這張立牌，就能減少一半的問路。
常見問題
現場報名要不要限制人數？
建議設一個上限，例如預估人數的一成。超過就轉候補。有上限，餐點和備品才好準備。工作人員也有依據可以婉拒，不用臨時請示。
可以讓現場的人用手機掃 QR Code 自己報名嗎？
可以，在門口立牌放一個報名連結的 QR Code 就行。好處是不用排隊填平板。缺點是長輩比較不熟，還是要留一台平板和紙本表單當備案。
現場報名的人，資料要怎麼併進原本的名單？
用同一套系統填，資料會自動併進同一份名單。差別只在來源標記。若是紙本收的，活動後請人統一補登。來源欄位記得註明現場，統計才不會亂。
收費活動可以開放現場報名嗎？
可以，但要先確認現場有收款方式，例如行動支付或收據。純收現金要準備零錢與對帳流程。若沒有這些準備，建議直接公告不接受現場報名。
先用上面那張表決定收不收，再決定要放幾台平板。想確認自己的流程有沒有漏掉什麼，我們可以陪你走一遍。
