活動結束前先匯出一份名單備份。回公司再把名單分成三種：有報名有到、有報名沒到、現場才報名。三種的後續用法不一樣。這篇講結案報告要放哪些數字、名單怎麼交給業務又不外流、放多久該刪掉。
為什麼活動當天結束前，就要先匯出一次名單？
因為那是資料最完整的時候。當天匯一份就等於做了備份。之後不管設定被改到、或有人不小心刪錯，你手上都還有原始檔。
先解釋名詞。「匯出」就是把系統裡的名單下載成檔案。存成 Excel 或 CSV 都可以。CSV 是很單純的表格檔，用 Excel 就能打開。
建議在現場就做。收桌前花 3 分鐘，在後台按一次匯出。後台就是你在電腦上管理名單的那個網頁。
檔名當場取好，用「活動名稱＋日期＋raw」的寫法。raw 是原始檔的意思，之後不要動它。
所有整理都另存新檔去改。原始檔永遠留一份乾淨的，改壞了隨時可以重來。
匯出時順便存一張即時數字截圖。當下的報到人數、各場次人數，拍下畫面存起來。這張圖寫結案報告很好用，也能跟事後的 Excel 對帳。
報到名單要怎麼分？三種名單各有什麼用？
分成三種：有報名有到、有報名沒到、現場才報名。三種人的狀態不同，後續要做的事也不同。混在一起，行銷和業務都用不了。
匯出的檔案裡通常有一欄叫「報到狀態」或「報到時間」。有時間的就是有到，空白的就是沒到。用這一欄篩選，兩分鐘就能分完。
| 名單類型 | 怎麼判斷 | 這群人代表什麼 | 接下來做什麼 |
|---|---|---|---|
| 有報名、有到 | 報到時間欄有資料 | 最有意願的一群人 | 寄感謝信、寄簡報檔、問滿意度 |
| 有報名、沒到 | 在名單裡但報到時間空白 | 有興趣但當天有事 | 寄當天回顧，附下次場次資訊 |
| 現場才報名 | 報名時間等於活動當天 | 被朋友帶來或臨時看到的 | 先補齊資料，確認聯絡方式正確 |
第三種最容易出問題。現場報名的資料常常是手寫或急著打的。姓名可能少一個字，Email 可能拼錯。
建議當週就打電話或寄信確認一次，放越久越難補。如果現場報名的欄位常常缺很多，那是表單設計的問題。可以看活動報名表單要問哪些欄位這篇調整。
結案報告要放哪些數字才夠用？
放八個數字就很完整。報名數、報到數、出席率、現場報名數、各場次人數、尖峰時段、平均報到時間、問題件數。
- 總報名人數。活動前系統上的報名筆數，是宣傳成效的分母。
- 實際報到人數。當天掃到的人數，也是準備餐點和物料的真實依據。
- 出席率。報到人數除以報名人數。免費活動抓 6 到 7 成是常見狀況，付費活動通常更高。
- 現場報名人數。當天才報名的人。這個數字大，代表現場宣傳或口碑有效。
- 各場次報到人數。如果有分場，每一場各進多少人，用來判斷哪個主題受歡迎。
- 報到尖峰時段。哪 15 分鐘進來的人最多。下次就知道櫃檯要開幾條、幾點要備滿人力。
- 平均每人報到時間。掃碼本身大約 2 秒，加上找名牌通常在 10 到 20 秒之間。
- 現場問題件數。忘記帶票、名字打錯、臨時改場次各幾件，是明年改流程的線索。
第 6 和第 7 項最常被忽略，但它們是下次規劃人力最重要的依據。要重新估算櫃檯數量，可以參考活動報到檯要開幾個的算法。
結案報告不用寫很長。一頁就好：上面放這八個數字，下面寫三件做得好的事、三件下次要改的事。主管要看的是判斷依據，不是流水帳。
名單怎麼交給業務或行銷，才不會外流？
原則有三個：只給需要的欄位、用能控管權限的方式給、事先講好保存期限。不要直接把完整名單用通訊軟體傳出去。
「個資」就是可以認出某一個人的資料。姓名、手機、Email、公司職稱都算。這些資料當初是為了辦這場活動才收的。
給名單的三個做法
第一，先刪掉用不到的欄位。業務跟進通常只需要姓名、公司、職稱、聯絡方式。飲食習慣、緊急聯絡人一律不要給。
第二，用雲端硬碟分享，不要用附件。附件寄出去就收不回來。雲端連結可以只給特定人看，事後也能關掉。
第三，在檔案第一行寫清楚用途和期限。例如「本名單僅供秋季說明會後續聯絡使用，2027 年 3 月前刪除」。白紙黑字寫下來，大家才會當一回事。
名單要留多久？
以你在報名表上告知的期限為準。個人資料保護法要求，蒐集個資時要告訴對方用途和保存多久。所以答案在你自己的報名頁上。
如果報名表沒寫清楚，經驗上的建議是活動結束後 3 到 6 個月。這段時間夠做完感謝信、滿意度調查和一次後續邀約。
時間到了就要真的刪。範圍包含四個地方：報到系統、你電腦裡的 Excel、雲端硬碟、還有你傳給同事的那份。只刪一個地方等於沒刪。
還有一種情況。如果參加者當初有勾選願意收到後續活動通知，那份行銷名單可以另外留存。但要和報到名單分開管理，兩者用途不一樣。
常見問題
報到名單匯出成 CSV 打開後變成亂碼，怎麼辦？
這通常是編碼問題。用 Excel 的「資料」功能選「從文字檔匯入」。編碼選 UTF-8 就會正常。或直接請系統改匯出成 Excel 檔，就不會遇到亂碼。
沒有到場的人，還要寄信給他們嗎？
建議要寄，但內容不同。給他們一封簡短的當天回顧，附上簡報檔和下一場資訊。這群人本來就有興趣，是下次最容易邀到的名單。
結案報告最少要放幾個數字？
最少三個：報名人數、報到人數、出席率。這三個能回答「來了多少人、比例好不好」。時間允許再補上尖峰時段和各場次人數。
可以把報到名單直接給業務單位嗎？
可以，但要先刪掉用不到的欄位。只留姓名、公司、職稱和聯絡方式。用雲端連結分享，不要用附件寄出。並在檔案上註明用途和刪除期限。
活動名單放在系統裡不刪，會有什麼問題？
資料放越久風險越高，也可能超過你當初告知的保存期限。建議設一個提醒，時間到就清掉。系統、電腦、雲端、同事手上的副本都要刪。
當天匯出、分成三種名單、寫下八個數字，這三步做完結案就完成一半。想知道報到資料還能怎麼用，我們可以一起看你的活動流程。
