活動報名系統要花多少錢，要看三筆帳：系統費、金流手續費、還有你自己的人力成本。多數人只算第一筆，漏掉後面兩筆。用人工收報名，500 人大約要花 66 小時；改成線上報名，只要 4 小時。這篇把三筆帳一次算給你看。
活動報名系統要花多少錢？
費用分成三塊：系統費、金流手續費、你自己的人力成本。只比系統費，很容易做錯決定。
金流就是收錢的管道。刷卡、ATM 轉帳、超商代收都算。每收一筆錢，金流商會抽一點手續費。
人力成本是最常被忽略的一塊。因為它不會出現在報價單上，它藏在你和同事的工時裡。
先把三塊都列出來，再去比價，才知道哪個方案真的便宜。
報名系統的系統費，通常怎麼算？
市面上主要三種算法：一次性專案費、年費訂閱、按報名人數計價。活動一年辦幾場，決定你該選哪一種。
| 計價方式 | 適合誰 | 要注意什麼 |
|---|---|---|
| 一次性專案費 | 一年只辦 1 到 2 場的大型活動 | 問清楚活動結束後還能不能查資料 |
| 年費訂閱 | 一年辦 3 場以上、活動固定 | 看清楚年費含幾場、超過要不要加價 |
| 按報名人數計價 | 人數不確定、想先小規模試 | 算一下人數多的時候會不會比年費貴 |
報價時一定要問三個問題。第一，報到當天的現場支援算不算在裡面。第二，客製欄位或客製流程要不要另外收錢。第三，活動結束後資料保留多久。
最常見的追加費用有三種：活動前臨時改流程、現場加租設備、活動後要另外整理資料。報價時先問清楚，不要等到活動前一週才發現要加錢。
線上收報名費，手續費要抓多少？
信用卡手續費通常抓報名費的 2% 到 3%。ATM 轉帳和超商代收多半是每筆固定金額。實際數字要看你跟金流商簽的合約。
舉個例子。報名費 1000 元，收 300 個人，總收入是 30 萬元。手續費抓 2.5%，就是 7500 元。
這筆錢要先算進預算。不然報名費訂太低，收完錢會發現不夠付成本。
另外要注意退費。有些金流商退費時，手續費不會退給你。活動如果常有人退報名，這筆要另外抓。
不用系統，自己人工收報名要花多少？
用人工處理，一筆報名大約要 8 分鐘。500 筆就是 4000 分鐘，等於 66 小時，超過 8 個工作天。
這 8 分鐘在做什麼？收信、看報名表、把資料打進 Excel、對帳、回信確認、有人改資料再改一次。每一步都是人在做。
換成錢來看。以時薪 200 元計算，66 小時大約是 13,200 元。這還沒算加班和出錯重做的時間。
改成線上報名，一筆大約 30 秒，因為資料是報名的人自己填、系統自己收。500 筆只要 250 分鐘，大約 4 小時，換算約 830 元。
兩邊差了大約 12,400 元，還差了 8 個工作天。這些天數可以拿去做內容、拉贊助、顧現場。
如果你想知道系統實際能幫你自動處理哪些事，可以看 CHECKin 的功能介紹。第一次辦活動的話，建議先看 活動企劃指南：9 個步驟與報到檢查表，把整個流程先排出來再抓預算。
活動報名系統要花多少錢？
要看系統費、金流手續費、人力成本三塊。系統費有一次性、年費、按人數三種算法。金流手續費信用卡約 2% 到 3%。人力成本最常被漏掉。
小型活動有必要用報名系統嗎？
看人數和次數。50 人以下、一年只辦一次，用表單加人工還可以。超過 100 人或一年辦 3 場以上，人力成本就會超過系統費。
報名系統的隱藏費用有哪些？
最常見三種：活動前臨時改流程、現場加租設備、活動後另外整理資料。另外還要問活動結束後資料保留多久，過期要不要付費續存。
線上收報名費，退費的手續費會退嗎？
多數金流商退費時不退手續費。如果活動常有人退報名，這筆要先算進預算。簽約前直接問金流商退費規則怎麼算。
人工收報名一筆要花多少時間？
大約 8 分鐘。包含收信、看表單、打進 Excel、對帳、回信確認、改資料。500 筆約 66 小時，超過 8 個工作天。線上報名一筆約 30 秒。
算完這三筆帳，再來比方案就不會被報價單牽著走。我們可以陪你把人數、收費方式和現場需求一次盤出來。
