名牌要先印好，還是當天現場印？答案跟人數有關。人少就先印，人多就現場印。先印便宜，但門口要花時間找名牌，名字打錯也很難補。現場印不用找，還能當場改名字，但要租設備。這篇用一張比較表，幫你三分鐘做決定。
名牌先印好，好在哪裡？麻煩在哪裡？
先印好最大的好處是便宜，一張紙就能解決。最大的麻煩是門口要「找名牌」。一場 500 人的活動，找一張名牌約要 20 到 30 秒。加起來就是排隊時間。
先印好的意思是：活動前幾天把名單匯出，統一印好，再按姓氏或公司排好放在桌上。參加者報到時，工作人員從一堆名牌裡把他的抽出來。
它適合名單早就確定、而且不會變動的活動。例如公司內部訓練、頒獎典禮、婚宴。這些場合人不多，名單也不太會臨時改。
但只要有以下任一情況，先印好就會很痛苦：報名到活動前一天還開著、常有人代人出席、名字有罕見字打錯、或現場報名的人不少。改一個名字，就要重印一張、再插回正確位置。
如果選擇先印好，一定要多印一疊「空白名牌」。數量抓報名人數的一成。名字打錯、名牌不見、臨時來的人，全靠這疊救。再配一支粗筆，手寫五秒就能補一張。
現場印名牌是怎麼運作的？要準備什麼？
流程很簡單：參加者掃碼報到。系統確認身分後，旁邊的印表機立刻印出名牌。整個過程大約 8 到 15 秒。工作人員不用找，撕下來交給對方就好。
需要的東西有三樣：一台平板或電腦（用來掃碼）、一台名牌印表機、以及對應的名牌用紙。設備多半用租的，以天計價。實際費用可以參考活動報名系統要花多少錢裡的設備租賃說明。
現場印的最大優點是「可以改」。名字打錯，當場改完再印。有人臨時換代表出席，也能直接印新的那位。這在商務活動特別重要。
缺點也很實際。第一，要租設備和耗材。第二，機器會卡紙、會沒紙，需要有人顧著。第三，一台印表機大約能服務一條報到線，人多就要租多台。
先印好和現場印，我該選哪一種？
經驗法則是：300 人以下先印好，300 到 800 人看名單穩不穩定，800 人以上直接現場印。人越多、名單變動越大，現場印的優勢越明顯。下面這張表可以直接對照。
| 比較項目 | 事先印好 | 現場列印 |
|---|---|---|
| 設備需求 | 一般印表機即可 | 要租名牌印表機與耗材 |
| 每人耗時 | 找名牌約 20 到 30 秒 | 掃碼到出紙約 8 到 15 秒 |
| 名字打錯 | 要重印並插回位置，很麻煩 | 當場修改後重印 |
| 臨時換人出席 | 只能手寫補一張 | 直接印新的 |
| 現場報名 | 要靠空白名牌手寫 | 填完資料直接印 |
| 需要的人手 | 找名牌的人要多 | 顧機器的人要懂操作 |
| 適合人數 | 300 人以下 | 300 人以上 |
| 適合場合 | 內訓、典禮、婚宴 | 展會、論壇、多天活動 |
也有第三種做法：混合。預先報名的人先印好，現場報名和有問題的人走現場印那一條線。這樣只要租一台印表機，就能同時拿到兩邊的好處。
混合作法適合 300 到 800 人、而且現場報名不確定會有多少的活動。多數新手辦活動，選這個最安全。
名牌上要放什麼資訊？報到動線怎麼配合？
名牌只放四樣：姓名、公司或單位、身分類別、一組 QR Code。姓名字級要最大，三公尺外看得到。其他資訊放小一點，不要跟姓名搶版面。
身分類別是指「講者」「貴賓」「媒體」「工作人員」這種標示。用顏色分最快，例如貴賓紅邊、媒體藍邊。工作人員遠遠看顏色就知道要不要引導。
QR Code 是那張黑白方格圖，掃了就知道是誰。有它就能做進出場管制、分場次記錄、或抽獎登記。沒有這些需求的話，可以不放。
動線方面，關鍵是把「印名牌」和「報到確認」分開站位。同一個人站著等出紙，後面的人就不能報到。正確做法是報到完往前走兩步，在旁邊的取件桌拿名牌。
- 第一站：掃碼報到。掃一下約 2 秒，確認身分後請對方往前走。
- 第二站：取名牌。走兩三步的距離，剛好名牌也印好了。
- 第三站：領資料袋。放在最後，不要跟名牌擠在同一桌。
要開幾條報到線、每條線之間留多寬，可以參考活動報到檯要開幾個。名牌只是動線的一環，整條線順不順才是重點。
不管選哪一種，都建議前一天先印五張測試。看看字級夠不夠大、名牌套裝不裝得進去、罕見字會不會變成空白框。這五張的成本很低，卻能擋掉當天最尷尬的狀況。
常見問題
名牌印表機一定要用租的嗎？
不一定，但一年辦不到三場的話，用租的比較划算。租通常含耗材和現場支援，機器出問題有人處理。自己買要負擔保養、耗材採購和存放空間。
現場印會不會來不及？很多人同時到怎麼辦？
一台印表機大約服務一條報到線。開場前 30 分鐘是尖峰，人數多就多開線、多配一台機器。真的塞住時，先用空白名牌手寫放行，之後再補。
名字有罕見字印不出來怎麼辦？
先在測試時輸入幾個罕見字，看會不會變成空白框或問號。若印不出來就改用手寫。也可以在報名時多留一個英文姓名欄位當備援。
名牌一定要放 QR Code 嗎？
看需求。只是要認人，不放也沒關係。如果要記錄誰進了哪一場、或要用名牌抽獎、換餐券，就一定要放，掃一下就能記錄，不用另外簽名。
多天活動的名牌要每天重印嗎？
不用。多天活動通常第一天發一張，請參加者自己保管。準備一疊空白名牌，補給忘記帶的人即可。補發時記得在名單上做記錄。
先算人數，再看名單會不會變動，答案通常就出來了。不確定要不要租印表機，我們可以陪你把動線畫一次。
